Як написати діловий лист, щоб отримати результат

11 Август, 2010

Не знаєш, як правильно написати діловий лист? Чи важко викласти свої думки на папері? Використовуй наші прості рекомендації, і ти досягнеш успіху.

Лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою. Ділові листи вирішують організаційні питання, правові проблеми та питання економічних відносин кореспондентів. Згідно з діловим етикетом, сьогодні практично всі листи можуть надсилатися в машинописному або електронному вигляді, але підписуватися в них слід тільки від руки. Винятки становлять листи з привітаннями, вдячністю, із висловлюванням співчуття. Ці послання завжди пишуться від руки.

Для початку точно визнач, кому слід адресувати листа. Таким чином, твоя скарга не загубиться в лабіринтах кабінетів і буде набагато швидше розглянута. Наприклад, «Керівнику відділу збуту Кащенко Г. Ст. Шановний пане/пані!

Між зверненням і першим абзацом уточни, про що йдеться в листі. Наприклад, «тема: коричневий шкіряний костюм, що складається з трьох предметів - штанів, жакету та жилета». Це допоможе відразу ж посвятити адресата у суть справи і потім без особливих зусиль розглянути скаргу.

Далі, якщо у своїй скарзі ти наведеш найвагоміші аргументи і вибереш правильний тон, то твої зауваження сприймуть всерйоз, а не викинуть у сміття! Постарайся висловлюватись чітко, лаконічно і без емоцій. У жодному разі не демонструй злість чи роздратування – це зменшує твої шанси здобути позитивний результат. Чітко сформулюй ціль, якої ти хочеш досягти за допомогою відправки цього листа. Напиши гранично ясно, чого ти хочеш, що має бути зроблено і якого результату ти очікуєш. Будь розважливою і не став ніяких ультиматумів. І ще. Перед тим як надіслати листа, а також для того, щоб заощадити час і сили, ознайомся зі своїми правами як споживача.

Нагадаємо, що скаргу ти повинна скласти як мінімум у двох примірниках. Один екземпляр обов'язково залишається у тебе. Для контролю термінів відповіді на скаргу та доказів її наявності ти подаєш її сама або надсилаєш поштою рекомендованим листом із рекомендованим повідомленням про вручення. У першому випадку ти обов'язково реєструєш її в організації, куди звертаєшся. Для цього на твоєму екземплярі ставиться вхідний номер, дата реєстрації, штамп організації, ПІБ, посада і підпис особи, яка зареєструвала документ.

У разі передачі поштою ти надсилаєш перший екземпляр і зберігаєш повідомлення про дату в дати в Обов'язково переконайся, що працівник пошти вказав при оформленні квитанції правильну назву організації і її точну адресу. Наприклад, «Копія Андрій Савельєв».

Подяка

Всім подобається, коли їм дякують. Адже це найкраща форма для того, щоб нагадати про виявлену доброту чи щедрість. Більше того, це безпомилковий спосіб дати людині відчути себе особливою! Лист-подяка направляється для висловлення подяки за будь-що (наприклад, за отриманий лист, каталог, запрошення, участь у будь-якому заході, спонсорську допомогу, гостинність тощо). Найчастіше такі листи мають персональну адресацію. Написання їх обумовлено вимогами етикету і необхідне з погляду перспективного співробітництва.

Фахівці з етикету рекомендують оформляти лист подяки від руки. Це більш індивідуально і свідчить, що ти витратила на написання листа достатньо часу. Щоб не бути запідозреною у нещирості, висловлюй слова подяки у простій формі. Якщо в листі йдеться про подяку за подарунок, постарайся згадати, що саме за подарунок це був, а не говори просто «дякую за подарунок». Також не забудь сказати, чим він саме тобі сподобався або для чого ти його використовувала. В кінці послання ще раз напиши слова подяки (Дозвольте Вам подякувати… Висловлюємо подяку від імені… Ми вдячні Вам за те, що… тощо).

Зрозуміло, для того, щоб переступити через свою гордість і визнати, що ти не маєш рації. Лист - один з найефективніших способів, щоб бути почутим і вибачитися без зайвих емоцій.

У листі-вибаченні не виправдовуй свої дії і не переноси провину на інших. Якщо ти дійсно знаєш, що винна, твоє пояснення має звучати як вибачення. Наприклад, «Вибачте, я була не права» - це найсильніше прохання-вибачення, здатне зруйнувати стіну, що утворилася між тобою та постраждалою людиною. І ще, не варто приносити свої вибачення повторно - це може звучати легковажно.

Іноді дуже легко не помітити очевидного:

- Текст, набраний суцільно ПРОП, ПРОП, повільно, і написане подібним чином дуже погано сприймається.

- Обов'язково ставь на листі дату.

- кожному).

- Використовуй шрифт, який легко читається, і залишай достатньо місця між абзацами.

- Будь листи.

- Будь лаконічною. Текст листа повинен легко читатися.

- Перевір орфографію та пунктуацію.

- Уникай вживання слів,~~pan - Завжди пиши адресу та контактні телефони людини, якій адресовано лист.~~

~~- Лист має бути написаний у нескладній формі. до адресата? - Якщо ти не знаєш імені та прізвища - Шановний пане!~~

~~- Якщо ти особисто не знайома з адресатом – Шановний пане Оверченко!/Шановна пані Ніколаєнко!~~

~~- колега, друг чи родич – Дорога Анжела, Дорогий Миколо!~~

~~Як підписуватись?~~

Якщо лист офіційний і ти знаєш ім'я людини, якій пишеш, тоді текст слід підписати «З повагою». В інших випадках краще написати «З повагою або щиро ваш». У особистих листах, виходячи з контексту та тону листа, можна написати «З найкращими побажаннями».

" статистиці, все ділове листування умовно поділяється на шість видів: 1. Торгові угоди, угоди та інша подібна кореспонденція.

~~2. Листи у відповідь з подякою.~~

~~3. Поздоровлення.~~

~~4. Вибачення.~~

~~5. Вимоги та запити.~~

~~6. Співчуття.~~