Как написать деловое письмо, чтобы получить результат
Не знаешь, как правильно написать деловое письмо? Трудно изложить свои мысли на бумаге? Используй наши простые рекомендации, и ты достигнешь успеха.
Письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Согласно деловому этикету, сегодня практически все письма могут отсылаться в машинописном или электронном виде, но подписываться в них следует только от руки. Исключения составляют письма с поздравлениями, благодарностью, с выражением соболезнования. Эти послания всегда пишутся от руки.
Жалоба
Для начала точно определи, кому следует адресовать письмо. Таким образом, твоя жалоба не затеряется в лабиринтах кабинетов и будет намного быстрее рассмотрена. Например, «Руководителю отдела сбыта Кащенко Г. В. Уважаемый господин/госпожа!»
Между обращением и первым абзацем уточни, о чем идет речь в письме. Например, «тема: коричневый кожаный костюм, состоящий из трех предметов - брюк, жакета и жилета». Это поможет сразу же посвятить адресата в суть дела и затем без особых усилий рассмотреть жалобу.
Далее, если в своей жалобе ты приведешь самые веские аргументы и выберешь правильный тон, то твои замечания воспримут всерьез, а не выбросят в мусорное ведро! Постарайся выражаться четко, лаконично и без эмоций. Ни в коем случае не демонстрируй злость или раздражение – это уменьшает твои шансы получить позитивный результат. Четко сформулируй цель, которой ты хочешь добиться посредством отправки этого письма. Напиши предельно ясно, чего ты хочешь, что должно быть предпринято и какого результата ты ожидаешь. Будь рассудительной и не ставь никаких ультиматумов.
И еще. Перед тем как отправить письмо, а также для того чтобы сэкономить время и силы, ознакомься со своими правами как потребителя.
Напомним, что жалобу ты должна составить как минимум в двух экземплярах. Один экземпляр обязательно остается у тебя. Для контроля сроков ответа на жалобу и доказательств ее наличия ты подаешь ее сама или посылаешь по почте заказным письмом с заказным уведомлением о вручении. В первом случае ты обязательно регистрируешь ее в организации, куда обращаешься. Для этого на твоем экземпляре ставится входящий номер, дата регистрации, штамп организации, ФИО, должность и подпись лица, зарегистрировавшего документ.
В случае передачи по почте ты посылаешь первый экземпляр и сохраняешь уведомление о дате вручения. Обязательно убедись, что работник почты указал при оформлении квитанции правильное название организации и ее точный адрес.
Если ты пишешь официальное письмо и тебе нужно послать копию третьему лицу, не забудь перечислить, кому еще ты его отправляешь. Например, «Копия Андрей Савельев».
Благодарность
Всем нравится, когда их благодарят. Ведь это лучшая форма для того, чтобы напомнить о проявленной доброте или щедрости. Более того, это безошибочный способ дать человеку почувствовать себя особенным! Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.
Специалисты по этикету рекомендуют оформлять благодарственное письмо от руки. Это более индивидуально и свидетельствует о том, что ты потратила на написание письма достаточно времени. Чтобы не быть заподозренной в неискренности, выражай слова благодарности в простой форме. Если в письме речь идет о благодарности за подарок, постарайся упомянуть, что именно за подарок это был, а не говори просто «спасибо за подарок». Также не забудь сказать, чем он именно тебе понравился или для чего ты его использовала. В конце послания еще раз напиши слова благодарности (Позвольте Вас поблагодарить… Выражаем благодарность от имени… Мы признательны Вам за то, что… и т. п.).
Извинение
Разумеется, для того, чтобы переступить через свою гордость и признать, что ты не права, потребуется мужество. Письмо - один из самых эффективных способов, чтобы быть услышанной и попросить прощения без лишних эмоций.
В письме-извинении не оправдывай свои действия и не переноси вину на других. В случае когда ты действительно знаешь, что виновата, твое объяснение должно звучать как извинение. Например, «Простите, я была не права» - это самая сильная просьба-извинение, способная разрушить стену, образовавшуюся между тобой и пострадавшим человеком. И еще, не стоит приносить свои извинения повторно - это может звучать легкомысленно.
Письмо по всем правилам
Иногда очень легко не заметить очевидного:
- Текст, набранный сплошь ПРОПИСНЫМИ буквами или курсивом, читается довольно тяжело и медленно, и написанное подобным образом очень плохо воспринимается.
- Обязательно ставь на письме дату.
- Абзацы должны быть короткими (не больше 20 слов в каждом).
- Используй шрифт, который легко читается, и оставляй достаточно места между абзацами.
- Будь вежливой, в каком бы настроении ты ни была на момент написания письма.
- Будь лаконичной. Текст письма должен легко читаться.
- Проверь орфографию и пунктуацию.
- Избегай употребления слов, в которых ты не уверена.
- Всегда пиши адрес и контактные телефоны человека, которому адресовано письмо.
- Письмо должно быть написано в несложной форме.
БОКС: Как обратиться к адресату?
- Если ты не знаешь имени и фамилии - Уважаемый господин/госпожа!
- Если ты лично не знакома с адресатом – Уважаемый господин Оверченко!/Уважаемая госпожа Николаенко!
- Коллега, друг или родственник – Дорогая Анжела, Дорогой Николай!
Как подписываться?
Если письмо официальное и ты знаешь имя человека, которому пишешь, тогда текст следует подписать «С уважением». В других случаях лучше написать «С уважением или искренне ваш». В более личных письмах, исходя из контекста и тона письма, можно написать «С наилучшими пожеланиями».
Согласно статистике, вся деловая переписка условно подразделяется на шесть видов:
1. Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция.
2. Ответные письма с благодарностью.
3. Поздравления.
4. Извинения.
5. Требования и запросы.
6. Соболезнования.
