Как научиться все успевать: элементарные приемы тайм-менеджмента, которые изменят твою жизнь
По словам психологов, часто люди не могут закончить начатое из-за хаоса – когда они хватаются за много дел сразу. Эксперты программы «Ранок з Україною» на телеканале «Украина», бизнес-тренер с управления временем Юлия Бойко и психолог Юлия Святенко, рассказали, как навести порядок в своих делах и научиться все успевать.
Тайм-калькуляция
Чтобы сделать все дела, для начала нужно научиться планировать. Казалось бы – обычное дело, впрочем, часто свои дела люди держат в голове, а не на бумаге. Поэтому можно что-то забыть. Однако если ты уже завела планер, а все равно не успеваешь – нужно научиться тайм-калькуляции.
Это когда ты по времени примерно оцениваешь, сколько занимает та или иная задача в течение дня, а затем, имея весь список задач, напротив каждой указываешь время и подсчитываешь его. Так, когда в результате видишь, что у тебя получилось 40 часов, а в сутках – 24, ты просто не успеешь все завершить.
Поэтому если времени на выполнение задач гораздо больше, чем часов в сутках, надо делегировать полномочия, уметь сказать: «НЕТ» и научиться расставлять приоритеты. В этом помогает матрица Эйзенхауэра. Это большой квадрат, разделенный еще на четыре квадрата. В верхнем слева следует записать важные срочные дела. В верхнем справа – важные, но несрочные. Снизу – строка для неважных дел. Тоже срочных и несрочных.
Если первый квадрат, где важные и срочные дела у вас заполнен – очень много дел – это говорит, что сегодня в вашей жизни присутствует хаос.
20-25%+форс-мажоры
Важно распределять дела равномерно по всем этим четырем квадратам. По статистике, 20-25% своего времени в течение дня мы тратим на ненужные дела и форс-мажоры.
Очень важный момент – учитывать время на форс-мажоры. В среднем, полтора часа в течение дня у меня уходит на те задачи, которые я вообще не планировала, поэтому у меня есть рекомендация – не планировать все 8 часов, а планировать 6 с половиной, а полтора часа просто оставлять, как резерв.
Важнейшие и наиболее объемные дела лучше делать в первой половине дня. Если твое дело отнимает очень много времени, например, написание дипломной или курсовой работы, то лучше ее разбить примерно на 30 микрозадач. И выполнять каждый день по заданию. Этот прием имеет несколько названий – метод швейцарского сыра или «съесть лягушонка».
Эти дела мы можем назвать лягушками, если в начале дня мы не сделали это мелкое дело, оно над нами повиснет. А к концу дня эта маленькая лягушка становится огромной.
Запомни, стресс для организма полезен, но также существует дистресс, который выбивает человека из жизни. На помощь придут дыхательные техники, то есть нужно глубоко вдохнуть и выдохнуть, и сделать это несколько раз.
