Тайм-менеджмент для чайников

Если ночные посиделки в офисе стали частью твоей жизни, ты нередко работаешь по выходным, берешь задания на дом, и, что самое печальное, уже не раз отказывалась от отпуска – вполне вероятно, ты неправильно распределяешь свое рабочее время. Либо твоя нагрузка чересчур велика. Ведь, согласно КЗоТ, количество рабочих часов в неделю не должно превышать 40. Часы, отрабатываемые сверх этого времени, должны оплачиваться как сверхурочные. Правда, если ты задерживаешься по собственной инициативе, а не по требованию руководителя, сверхурочные тебе не полагаются. Как и в случае, если ты добровольно работаешь на нескольких работах, трудишься на полторы либо две ставки.

Между прочим, привлекать тебя к сверхурочным работам в любом случае имеют право только с твоего письменного согласия! За соблюдением трудового законодательства в Украине следит Государственная инспекция труда. Ты можешь обратиться в территориальный отдел инспекции с жалобой либо заявлением, а ее сотрудники, если ты того потребуешь, не должны сообщать сведения о тебе на предприятие или в организацию, где ты работаешь. Но обязаны провести там проверку. И все же для начала, если ты действительно трудишься на благо фирмы днем и ночью, имеет смысл обсудить свою нагрузку с руководителем. Но «трудоголизм поневоле» – не единственная причина того, что ты не все успеваешь. Нередко мы крайне неэффективно распределяем собственное рабочее время. Спасение в подобной ситуации только одно: жесткое планирование. Первое и самое главное, что нужно сделать, – составить план задач и действий. Итак, берем ежедневник и записываем… Организовав свое время, ты забудешь, что такое жизнь в постоянном дедлайне, избавишься от хронической усталости и ночных бдений. И сможешь, наконец, спокойно уйти в отпуск и найти время для себя!

Все идет по плану

Стратегические цели – это планы на ближайший год.  «Промежуточный» план – на ближайший квартал или месяц, он поможет справиться с «эпохальными» годичными проектами. Если последние «раздробить» на более мелкие задачи по месяцам, а в конце каждого квартала проверять, все ли идет по плану, - любая, даже самая сложная задача окажется выполнимой. Это известный прием бизнес-тренеров – «Съешь слона по частям». Исходя из планов на месяц, составляй план на неделю. Самые сложные задачи планируй на первую половину недели, пока ты бодра и полна сил. К тому же, если при их реализации возникнут неожиданные сложности, у тебя будет еще день-два «в запасе». И самое главное - план на день. Составь его перед уходом с работы, по «свежим» следам. А утром принимайся за самое сложное задание. Обычно из-за подсознательного нежелания браться за него мы долго «раскачиваемся».

Важное и второстепенное

А теперь задачи на день распределим по степени важности. Все запланировать невозможно, - возразишь ты. Все равно в течение дня случится что-то непредвиденное: босс подбросит срочное поручение, позвонит нервный клиент, коллега попросит помочь… И весь четкий, любовно выстроенный план летит в тартары. Чтобы подобного не случилось, специалисты советуют планировать лишь часть своего рабочего дня – от 60 до 80%. Остальное время – это «запас» на случай таких вот неожиданностей.

Кроме того, сваливающийся на твою голову ворох заданий обязательно сортируй.
Срочные и важные задачи – ими, конечно, нужно заняться в первую очередь.
Срочные, но не очень важные – не путай их с первой группой. Поручения со сроками «на вчера» зачастую вполне могли бы подождать несколько дней.  Чтобы избежать неожиданных заданий от начальства с грифом: «займись этим прямо сейчас», дотошно уточняй у «шефа», сколько времени он готов выделить тебе на выполнение поручения. И обязательно выясни, как новое задание соотносится с остальными твоими задачами. Вполне возможно, что после обсуждения проблемы начальник перепоручит «горящее» задание мене занятому сотруднику. Или даст тебе несколько дополнительных дней для работы над отчетом.

Несрочные, но важные. Ты давно уже собираешься перенести контакты, записанные от руки в разных записных книжках, в один файл на компьютере. И не первую неделю порываешься разобрать архивы. Но все не доходят руки. Сделай над собой усилие и все-таки выдели пару часов в конце недели на то, чтобы упорядочить все документы. Ведь это существенно облегчит дальнейшую работу.

Кто ворует твое время

Попробуй несколько дней поминутно фиксировать, куда уходит время. Ты поразишься, какой солидный кусок дня «съедают» «перекуры» и попытки найти нужный документ в завалах на столе. Вообще, самые главные «похитители» времени – это наши вредные привычки и слабости вроде рассеянности или излишней общительности.
Умей говорить «Нет!».  Помогать, конечно же, нужно. Но только тогда, когда чужие просьбы не мешают выполнять твои прямые обязанности.

Не начинай рабочий день с праздных разговоров с коллегами. Сама знаешь, как затягивает. «Первым делом – самолеты». Все остальное -  в обеденный перерыв.
Выключи ICQ и «одноклассников»! Интернет-коммуникации «похищают» уйму рабочего времени. Если «аська» нужна тебе и для работы тоже, не лишним будет в контакт-листе сделать группу «работа» и общаться только с этой группой, поставив иконку «Не беспокоить».

Наведи порядок на рабочем столе. Вспомни, сколько минут ты обычно тратишь, чтобы найти в своих «альпах» нужный документ. Чтобы не расходовать попусту время и нервы, в конце каждого рабочего дня выделяй несколько минут на сортировку скопившихся  документов. На рабочей поверхности оставляй только самые важные и срочные бумаги. Остальные разложи по папкам и пластиковым ячейкам в удобном тебе порядке.   

Отдыхай правильно! Не впадай к крайности. Вкалывать весь день, не позволяя себе ни на минуту расслабиться, - это тоже неправильно. Эффективнее всего действуют пятиминутные перерывы каждый час-полтора (к такому режиму наш организм привык еще во время школы и студенчества). Хорошее правило: если работаешь сидя – отдыхай стоя. То есть поднимись из-за стола. Пройдись по комнате. Выйди на свежий воздух. 
 
На отдых!

Чтобы последние рабочие дни не превращались в сплошную нервотрепку, а твой отдых не испортили неприятные звонки из офиса, не забудь…

• за месяц до отъезда составить список всех дел, которые необходимо закончить. В первую очередь берись за выполнение самых важных и сложных.
• за несколько недель «до» напомни о своем отпуске начальнику. Чтобы шеф внезапно не «обрадовал» тебя срочным и трудоемким заданием.
• узнать, кто будет замещать тебя на время отпуска. Введи коллегу в курс своих дел. На всякий случай оставь номер контактного телефона, по которому тебя можно найти в отпуске. Но напомни, что на это время собираешься полностью забыть обо всех офисных проблемах. Чтоб не беспокоили по пустякам.  
• за день-два предупредить по электронной почте всех партнеров и клиентов. Обязательно сообщи им имя и контакты коллеги-«заместителя» и дату своего возвращения в офис.