Тайм-менеджмент для чайників

Якщо нічні посиденьки в офісі стали частиною твого життя, ти нерідко працюєш у вихідні, береш завдання додому, і, що найсумніше, вже не раз відмовлялася від відпустки – цілком можливо, ти неправильно розподіляєш свій робочий час. Або твоє навантаження занадто велике. Адже, згідно з КЗпП, кількість робочих годин на тиждень не повинна перевищувати 40. Годинник, що відпрацьовується понад цей час, повинен оплачуватись як понаднормовий. Щоправда, якщо ти затримуєшся за власною ініціативою, а не на вимогу керівника, понаднормові тобі не належать. Як і у випадку, якщо ти добровільно працюєш на кількох роботах, працюєш на півтори або дві ставки. Між іншим, залучати тебе до понаднормових робіт у будь-якому випадку мають право лише за твоєю письмовою згодою! За дотриманням трудового законодавства України стежить Державна інспекція праці. Ти можеш звернутися до територіального відділу інспекції зі скаргою чи заявою, а її співробітники, якщо ти цього вимагатимеш, не повинні повідомляти відомості про тебе на підприємство чи організацію, де ти працюєш. Але мають провести там перевірку. І все-таки для початку, якщо ти справді працюєш на благо фірми вдень і вночі, має сенс обговорити своє навантаження з керівником. Але «трудоголізм мимоволі» – не єдина причина того, що ти не все встигаєш. Нерідко ми вкрай неефективно розподіляємо свій робочий час. Порятунок у подібній ситуації лише один: жорстке планування. Перше та найголовніше, що потрібно зробити, – скласти план завдань та дій. Отже, беремо щоденник та записуємо… Організувавши свій час, ти забудеш, що таке життя в постійному дедлайні, позбавишся хронічної втоми та нічних пильнування. І зможеш, нарешті, спокійно піти у відпустку і знайти час для себе! це плани на найближчий рік.  «Проміжний» план – на найближчий квартал або місяць, він допоможе впоратися з «епохальними» річними проектами. Якщо останні «розробити» на дрібніші завдання по місяцях, а наприкінці кожного кварталу перевіряти, чи все йде за планом, - будь-яке, навіть найскладніше завдання виявиться здійсненним. Це відомий прийом бізнес-тренерів – «З'їж слона частинами». Виходячи із планів на місяць, складай план на тиждень. Найскладніші завдання плануй на першу половину тижня, поки ти бадьора і сповнена сил. До того ж, якщо при їх реалізації виникнуть несподівані складності, у тебе буде ще день-два "в запасі". І найголовніше – план на день. Склади його перед відходом з роботи, по «свіжим» слідів. А вранці приймайся за найскладніше завдання. Зазвичай через підсвідоме небажання братися за нього ми довго «розгойдуємося». Все запланувати неможливо, – заперечиш ти. Все одно протягом дня станеться щось непередбачене: бос підкине термінове доручення, зателефонує нервовий клієнт, колега попросить допомогти. І весь чіткий, любовно збудований план летить у тартари. Щоб подібного не трапилося, фахівці радять планувати лише частину свого робочого дня. від 60 до 80%. Решта часу – це «запас» на випадок таких ось несподіванок.

Крім того, кучу завдань, що звалюється на твою голову, обов'язково сортуй.
Термінові та важливі завдання – ними, звичайно, потрібно зайнятися в першу чергу.
Термінові, але не дуже важливі – не плутай їх із першою групою. Доручення зі строками «на вчора» часто цілком могли б почекати кілька днів.  Щоб уникнути несподіваних завдань від начальства з грифом: «займися цим прямо зараз», прискіпливо уточнюй у «шефа», скільки часу він готовий виділити тобі на виконання доручення. І обов'язково з'ясуй, як нове завдання співвідноситься з рештою твоїх завдань. Цілком можливо, що після обговорення проблеми начальник перепоручить «гаряче» завдання мене зайнятому співробітнику. Або дасть тобі кілька додаткових днів для роботи над звітом.

Нестрокові, але важливі. Ти давно вже збираєшся перенести контакти, записані від руки в різних записниках, в один файл на комп'ютері. І не перший тиждень пориваєшся розібрати архіви. Але ж усі не доходять руки. Зроби над собою зусилля і таки виділили кілька годин наприкінці тижня на те, щоб упорядкувати всі документи. Адже це суттєво полегшить подальшу роботу.

Хто краде твій час

Спробуй кілька днів щохвилини фіксувати, куди йде час. Ти здивуєшся, який солідний шматок дня «з'їдають» «перекуру» та спроби знайти потрібний документ у завалах на столі. Взагалі, найголовніші «викрадачі» часу – це наші шкідливі звички та слабкості на кшталт розсіяності чи зайвої товариськістю.
Вмій говорити «Ні!».  Допомагати, звісно ж, треба. Але тільки тоді, коли чужі прохання не заважають виконувати твої прямі обов'язки. Сама знаєш, як зволікає. «Насамперед – літаки». Решта -  в обідню перерву.
Вимкни ICQ та «однокласників»! Інтернет-комунікації «викрадають» багато робочого часу. Якщо «аська» потрібна тобі і для роботи теж, не зайвим буде в контакт-листі зробити групу «робота» і спілкуватися тільки з цією групою, поставивши іконку «Не турбувати».

Наведи порядок на робочому столі. Згадай, скільки хвилин ти зазвичай витрачаєш, щоб знайти у своїх «альпах» потрібний документ. Щоб не витрачати час і нерви, наприкінці кожного робочого дня виділяй кілька хвилин на сортування скупчених. документів. На робочій поверхні залишай лише найважливіші та термінові папери. Решта розклади по папках і пластикових осередках у зручному тобі порядку. Відпочивай правильно! Не впадай до крайнощів. Правати весь день, не дозволяючи собі ні на хвилину розслабитися, - це теж неправильно. Найефективніше діють п'ятихвилинні перерви щогодини-півтори (до такого режиму наш організм звик ще під час школи та студентства). Добре правило: якщо працюєш сидячи – відпочивати стоячи. Тобто піднімися з-за столу. Пройдися кімнатою. Вийди на свіже повітря. 
 
На відпочинок!

Щоб останні робочі дні не перетворювалися на суцільну нервотрепку, суцільну нервотрепку, не забудь…

• за місяць до від'їзду скласти список усіх справ, які необхідно закінчити. Насамперед берись за виконання найважливіших і найскладніших.
• за кілька тижнів «до» нагадай про свою відпустку начальнику. Щоб шеф раптово не «утішив» тебе терміновим і трудомістким завданням.
• дізнатися, хто заміщатиме тебе на час відпустки. Введи колегу у курс своїх справ. Про всяк випадок залиш номер контактного телефону, за яким тебе можна знайти у відпустці. Але нагадай, що на цей час збираєшся повністю забути про всі офісні проблеми. Щоб не турбували через дрібниці. За день-два попередити електронною поштою всіх партнерів і клієнтів. Обов'язково повідоми ім'я та контакти колеги-«заступника» та дату свого повернення до офісу.